1. Verantwoordelijke voor de verwerking

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door:

Caroline Vranken
Bremtstraat 81,
9320 Nieuwerkerken

BTW: BE0899.566.815

E-mail: privacy@bycaro.be

Website: www.bycaro.be

Hierna ook aangeduid als ‘By Caro’, ‘wij’ of ‘ons’.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Via het contactformulier:

• Naam
• E-mailadres

Via aanmelding of offerte/opdracht:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Via betalingstransacties:

• Betalingsgegevens (verwerkt via onze betalingsprovider – zie punt 5)

Automatisch verzameld (cookies en analytics):

• IP-adres
• Browsertype en besturingssysteem
• Bezochte pagina’s en klikgedrag
• Tijdstip en duur van uw bezoek

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Beantwoorden van uw vragen of berichten via het contactformulier
• Het versturen van onze nieuwsbrief en marketing e-mails (mits uw toestemming)
• Uitvoering van een overeenkomst voor coaching of andere diensten
• Afhandeling van betalingen en facturatie
• Verbetering van onze website via analytische gegevens

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Wij baseren ons op de volgende rechtsgronden (AVG, artikel 6):

• Uw uitdrukkelijke toestemming voor het verzenden van nieuwsbrieven en marketing communicatie
• Uitvoering van een overeenkomst voor het leveren van onze coachingdiensten en afhandeling van betalingen
• Gerechtvaardigd belang – voor het verbeteren van onze website via anonieme analytische data
• Wettelijke verplichting voor het bijhouden van boekhoudkundige en fiscale gegevens

5. Doorgifte aan derden

Wij delen uw gegevens uitsluitend met de volgende categorieën van verwerkers, en enkel voor zover noodzakelijk:

E-mailmarketing:

Mailerlite: voor het beheer van onze nieuwsbrief. Deze dienstverleners zijn gecertificeerd onder het EU Data Privacy Framework.

Betalingsverwerking:

Mollie en Paypal: voor het verwerken van online betalingen. Uw betaalgegevens worden rechtstreeks via beveiligde verbindingen verwerkt. By Caro bewaart zelf geen volledige betalingsgegevens.

Afspraken en agenda:

Calendly: voor het plannen van afspraken en consultaties. Calendly verwerkt uw naam en e-mailadres om de boeking te bevestigen.

Website-analyse:

Google Analytics (Google Ireland Ltd.): voor het analyseren van websiteverkeer. Wij maken gebruik van IP-anonimisering en cookies. Voor meer informatie, zie ons cookiebeleid.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij sluiten met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst af conform de AVG.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Contactgegevens via het formulier: maximaal 2 jaar na het laatste contact
• Klantgegevens (coachingstrajecten): maximaal 7 jaar na afloop van de overeenkomst (wettelijke boekhoudplicht)
• Nieuwsbrief-abonnees: zolang u ingeschreven blijft of tot u zich uitschrijft
• Analytische data (Google Analytics): geanonimiseerd, maximaal 26 maanden

7. Uw rechten als betrokkene

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij over u bewaren
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
• Recht op wissing (‘recht op vergetelheid’): u kunt vragen uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking: u kunt de verwerking tijdelijk laten beperken
• Recht op overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken: als de verwerking op toestemming is gebaseerd

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@bycaro.be. Wij reageren binnen 30 kalenderdagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

contact@apd-gba.be | www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen bij een bezoek aan onze website.

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies – noodzakelijk voor het correct functioneren van de website
• Analytische cookies – via Google Analytics, voor het analyseren van websitegedrag (geanonimiseerd)
• Marketing cookies – indien u toestemming heeft gegeven, voor gepersonaliseerde communicatie

Bij uw eerste bezoek vragen wij uw toestemming voor niet-noodzakelijke cookies. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

9. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of bekendmaking. Denk aan beveiligde verbindingen (HTTPS), beperkte toegangsrechten en regelmatige evaluaties van onze beveiligingspraktijken.

10. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid op elk moment aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u via e-mail of een melding op de website.

Versie: maart 2026 | By Caro — Caroline Vranken | privacy@bycaro.be